Jak správně napsat motivační dopis?

[Ivana Rošková; Týždenník Profesia]

Jedním ze základních způsobů, jak zareagovat na nabídku pracovní pozice, která Vás zaujala, je zaslání dvou základních dokumentů: životopisu a motivačního dopisu.

V životopisu poskytneme zaměstnavateli základní informace o sobě - kdo jsme, co umíme a čím jsme prošli. Motivační dopis je něco jako „přihláška" na pozici, která nás zaujala. Poslat životopis bez motivačního dopisu je jako poslat oslavenci pohlednici bez napsaného věnování.


Motivační dopis sehrává při hledání práce významnou roli. Slouží k rychlé orientaci v našem životopise. V motivačním dopise můžeme vyzdvihnout své specifické schopnosti, dovednosti, zkušenosti či nejvýznamnější výsledky. Motivačním dopisem v konečném důsledku zdůrazňujete, že právě Vy jste ta osoba, kterou zaměstnavatel hledá.

Napsat životopis je víceméně jednoduché - uvádíme v něm fakta o významných bodech svého života. Napsat motivační dopis však už je o něco složitější. Nejeden pisatel se při něm "zapotí". Psaní dopisu obvykle zabere mnoho času proto, že nevíme, co do něj napsat.

Abyste i napsání motivačního dopisu zvládli hravě, pojďme se podívat na to, z jakých částí by se měl skládat.

Adresa

V horní části motivačního dopisu jsou Vaše kontaktní údaje: jméno a příjmení, titul, adresa bydliště, telefonický kontakt.
Pod Vaší adresou je adresa společnosti, do které chcete poslat údaje - název firmy, (jméno personalisty), adresa. Je vhodné znát jméno osoby, která má na starosti výběr zaměstnanců. Svědčí to o tom, že jsme si už zjistili informace o společnosti, a obvykle to zvyšuje naše šance dostat se na pohovor. Pokud jméno neznáte, zatelefonujte do firmy a zjistěte si je.


První odstavec

V první části motivačního dopisu oznamujeme zaměstnavateli, odkud jsme se dozvěděli o volném pracovním místě. Pokud to bylo z médií, uveďte i konkrétní název, např. titul novin a datum vydání. V další části uveďte název pozice, o kterou se ucházíte. Mnoho uchazečů o zaměstnání na tento detail zapomíná. Společnosti ovšem často vypisují inzeráty na několik pozic a je důležité, aby věděly, o které volné pracovní místo projevujete zájem Vy. Jinak se může zdát, že sami nevíte, co byste chtěli dělat - Vy jen hledáte práci a ať Vám zkrátka něco najdou...
Např.: Na základě inzerátu uveřejněného v Profesii dne 7.7.2007 bych Vás chtěla požádat o přijetí do zaměstnání. Zajímám se o pozici asistentky.


Druhý odstavec


Jde o stručné shrnutí Vašich vědomostí, schopností (vzdělání, které se k pozici váže, další schopnosti: ovládání PC programů, absolvovaná školení) či zkušeností (předchozí pracovní zkušenosti, praxe při studiu...). Všechny se však musí vztahovat k pracovnímu místu, o které projevujete zájem. Cílem této části je ukázat, jakým přínosem můžete být pro zaměstnavatele.
Nejlepší motivační dopisy obsahují i příklady nejvýznamnějších výsledků. Pokud jste prodejce, poukažte na nejvýznamnější smlouvy, které jste uzavřel; jste-li manažer, poukažte na to, jak se Vám podařilo zastavit fluktuaci zaměstnanců či vytvořit vzdělávací program, který přispěl ke zvýšení produktivity.


Třetí odstavec


Měl by vyzvednout Vaše povahové rysy, kterými máte možnost ukázat, jací vlastně jste, a které Vás odlišují od ostatních kandidátů.
Tip: nenápadně do této části zakomponujte právě ty zkušenosti a vlastnosti, které zaměstnavatel v nabídce vyžaduje (nenápadně znamená používání synonym).


Pozitivní formulky na závěr


V závěrečném odstavci vyjádřete touhu setkat se na osobním pohovoru. Zároveň poděkujte za čas, který Vaší žádosti věnovali.


Datum a podpis


Datum by mělo být vždy aktuální.
Pokud motivační dopis posíláte poštou, měli byste ho vždy podepsat vlastní rukou. Podpis napsaný klávesnicí je přípustný jen pro zasílání dokumentů e-mailem.


Motivační dopis a životopis, které posíláte do firmy, jsou Vaší vizitkou. Zaměstnavatel Vás ještě nezná; prvotní obrázek si o vás vytvoří právě na základě těchto dokumentů. To, zda Vás personalista pozve na pohovor, záleží právě na informacích, které o sobě uvedete. Proto se vyplatí jim věnovat náležitou pozornost.



DŮLEŽITÉ TIPY

  • Hlavním účelem motivačního dopisu je ukázat, jak vaše schopnosti naplňují potřeby zaměstnavatele. Nepleťte si ho tedy se zkrácenou verzí životopisu.
  • Nebuďte příliš struční, ale ani příliš "upovídaní". Maximální délka průvodního dopisu je jedna stránka velikosti A4. Nepoužívejte ozdobné dopisní papíry.
  • Nevyjadřujte se příliš nejasně, neurčitě. Uvědomte si, že osoba, která vaše údaje čte, dostane desítky odpovědí na danou nabídku. Všechno, co do motivačního dopisu či životopisu napíšete, podporuje vaše setkání s potenciálním zaměstnavatelem.
  • V motivačním dopise i v životopise používejte stejný druh písma.
  • Pokud pošlete motivační dopis na jméno pana Nováka panu Mokrému, rozhodně uděláte dojem, ale dobrý dojem to nebude. Váš motivační dopis může skončit v koši během sekundy...
  • Pokud jste si motivační dopis už jednou vytvořili, neposílejte ho hromadně do všech firem. Pro každou firmu byste měli vytvořit jedinečný průvodní dopis, vyzdvihnout ty zkušenosti a vědomosti, které jsou pro tu kterou firmu důležité.
  • Aby Váš motivační dopis skutečně zaúčinkoval, před psaním nejprve posuďte požadavky na danou pozici a vytvořte si seznam klíčových slov a schopností, které zaměstnavatel požaduje. Potom je do svého motivačního dopisu zakomponujte.
  • Nepište o tom, co byste chtěli dělat Vy; místo toho mějte stále na paměti, čím byste mohli být prospěšní zaměstnavateli.
  • Pokud spolu s motivačním dopisem a životopisem posíláte i další přílohy, měli byste je seřadit do určitého pořadí: motivační dopis (jím oslovujete zaměstnavatele), životopis (poskytujete fakta o vaší osobě), kopie vysvědčení, získané certifikáty, reference.

PŘÍKLADY POVAHOVÝCH RYSŮ PODLE POZIC


Asistentka


organizační a komunikační schopnosti, samostatnost, loajalita, flexibilita
profesionální vystupování, příjemný vzhled
pracovní nasazení, zodpovědnost
spolehlivost, ochota pracovat


Ekonomka


přesnost, preciznost, analytické myšlení, trpělivost, dobré vycházení s lidmi, schopnost samostatně řešit problémy
schopnost analytického a strategického plánování, ekonomický přehled


Logistik


organizační a komunikační schopnosti
prezentační dovednosti
schopnost plánovat
analytické myšlení
důslednost, přesnost a zodpovědnost


Obchodní zástupce


reprezentativní vystupování, příjemný vzhled
komunikativnost, schopnost argumentace
flexibilita, ambicióznost
samostatnost, zodpovědnost


Informatik


tvořivost, technické myšlení
komunikační schopnosti v rámci týmové práce
schopnost koncepčního plánování
schopnost samostatně pracovat a nést zodpovědnost


Konzultant


výborné organizační schopnosti
samostatnost
přesnost, spolehlivost, důslednost
schopnost pracovat jako součást týmu a zároveň i samostatně
flexibilita a schopnost rychle se přizpůsobit změnám a novým trendům
ochota cestovat
ochota vzdělávat se a pracovat i na náročnějších projektech


Projektový manažer


analytické, logické myšlení
schopnost pracovat v mezinárodním týmu
orientace na zákazníka, mezilidské schopnosti
velmi dobré komunikační schopnosti, spolehlivost, flexibilita
dobré organizačně-řídící schopnosti

Vytvořit životopis