Büroführungskraft – Assistent GF – Pflichtenbereich

- Büroführung – Führung der allgemeine Prozesse im Büro:
Telefongespräche und Schriftverkehr mit den Kunden und Dienstleistern, Geschäftsführung, Rechnungsbüro (E-mails, Telephon, Skype, Whatsapp etc.), in der slowakischen sowohl in deutscher Sprache
- andere Arbeiten, die mit der Führung der Firma verbunden sind (z.B. Suchen nach neuen Mitarbeitern, Organisieren von zusätzlichen Personal im Falle des Bedarfes, Bestellungen von Büromaterials, Postsendungen, Scankopien usw.)
- Führung der Personalsachen der Firma
Vervollständigung von allen Personaldokumenten der Mitarbeiter, Erstellen von Arbeitsverträge, Anwesenheitsliste und Unterlagen zur Gehältsverrechnung
Zusammenarbeit mit Zeitarbeitagentur, Führung der Reporte und Protokolle über
durchgeführten Tätigkeiten und Abrechnungen
- Führung der Dokumentation für die Geschäftsführung
Rechnungsbuch aller Rechnungen, Kassenbuch, Aufträgeübersicht, Auflistung der Rechnungen, Jahresübersicht der Finanzentwicklung, TO DO Liste usw.
- Zusammenarbeit mit Bank, Finanzamt, Sozial- und Krankenversicherung,
anderen Institutionen und Behörden, Anwaltskanzlei usw.
- Zusammenarbeit mit dem Rechnungsbüro
Kontrolle der Eingangsrechnung, Erstellung der Ausgangsrechnung, Übergabe aller
Unterlagen an die Buchhaltung, bzw. Rechnungsbüro, Kontoauszüge, Kassenbuch,
Dienstreisenabrechnung usw.
Übersetzung und Übergabe der Informationen zwischen Rechnungsbüro und Geschäftsführung, Vorbereitung der zusätzlichen Dokumentation, die mit dem Jahresabschluss und Genehmigung des Jahresabschlusses verbunden sind
( Protokoll aus der Gesellschaftervesammlung, Gesselschafterbeschluss usw.),
- Übersetzen aller anfallenden Texte, die nötig sind,
- Kundenbedienung –
Bearbeitung der Anfragen, Übersetzung und Bearbeitung der Angebote,
Auftragsbestätigungen, Ergebniszusammenstellungen, Informationaustausch über die Abwicklung der Projekte, Sperren und Freigabe der nachgearbeiteten Details, Aufstellung von Verkaufsrechnungen, Berichte
- Empfang von Besuchern - Betreung, Flugkarten und Hotelbuchungen usw.
- Jederzeit unter Handy erreichbar sein