Ochrana osobních údajů

Zásady zpracování osobních údajů – Profesia CZ, spol. s r.o. www.profesia.cz


1. Úvodní ustanovení
2. Definice pojmů
3. Zásady zpracování a bezpečnost Osobních údajů
4. Zpracování osobních údajů při poskytování služeb na Internetové stránce
5. Práva Subjektů údajů


1. Úvodní ustanovení


Společnost Profesia CZ, spol. s r.o. je organizací s tradicí v oblasti poskytování služeb subjektům působícím na trhu práce. Strategickým zájmem společnosti Profesia CZ, spol. s r.o. je zabezpečení finanční a ekonomické stability, zvyšování kvality poskytovaných služeb, rozvoj korektních vztahů s partnerskými organizacemi a rozvoj dobrého jména společnosti.

Prosazení těchto zájmů závisí na neustálém zvyšování úrovně řízení, kvality a efektivitě poskytovaných služeb, kde uplatňujeme nejnovější postupy podporované informačními technologiemi. Uvědomujeme si, že nedílnou součástí jejich používání je atribut bezpečnosti a ochrany osobních údajů.

Bezpečnostní politikou společnosti Profesia CZ, spol. s r.o. byla stanovena nezbytná a ekonomicky odpovídající opatření k ochraně aktiv informačního systému, ochraně osob a majetku a zavedení bezpečnostních mechanismů do systému provozovaných technologií.

Management společnosti Profesia CZ, spol. s r.o. je zodpovědný za správný odhad rizika a jeho efektivní řízení z hlediska ochrany aktiv důležitých pro zajištění funkčnosti organizace. Primárním cílem řízení těchto rizik je prevence, zvládnutí a poučení se z bezpečnostních incidentů.

Ve spolupráci s odborníky jsme pro ochranu důležitých aktiv spadajících do vnitřní bezpečnosti aplikovali bezpečnostní opatření, která přizpůsobujeme nejnovějším poznatkům a potřebám organizace. Při jejich návrhu jsme použili taková technická a organizační opatření, jejichž cílem je:

Profesia CZ, spol. s r.o. proto přijala přiměřená technická a organizační opatření s cílem zajistit úroveň bezpečnosti při zpracování osobních údajů (včetně posouzení vlivu na ochranu osobních údajů – DPIA dokumentace) a zároveň disponuje vypracovaným bezpečnostním projektem, který je pravidelně aktualizován a vymezuje rozsah a způsob bezpečnostních opatření potřebných k eliminaci a minimalizaci hrozeb a rizik působících na informační systém.

Společnost Profesia CZ, spol. s r.o. zpracovává osobní údaje Subjektů údajů výhradně v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb. (Sbírky zákonů) o ochraně osobních údajů a Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 z 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob při zpracovávání osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, kterým se ruší směrnice 95/46/ES o ochraně osobních údajů. Společnost Profesia CZ, spol. s r.o. je Správce osobních údajů.

Profesia CZ, spol. s r. o. vydává tento dokument, který obsahuje základní zásady zpracování osobních údajů při poskytování služeb prostřednictvím internetové stránky www.profesia.cz (dále jen „Internetová stránka“). Profesia CZ, spol. s r. o. si vyhrazuje právo na změnu a doplnění tohoto dokumentu, přičemž o změnách neprodleně informuje své obchodní partnery formou zveřejnění změn na Internetových stránkách s uvedením data, od kterého tyto změny nabývají platnosti. Všechna práva výslovně neupravená v tomto dokumentu se řídí Všeobecnými obchodními podmínkami Profesia CZ, spol. s r. o. a platnými právními předpisy České republiky.

Tento dokument je v souladu s platnými ustanoveními:

Zásady zpracování osobních údajů jsou stále k dispozici na internetové stránce www.profesia.cz

Nahoru

2. Definice pojmů



Osobní údaj / osobní údaje
jsou jakékoli informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby (dále jen „Subjekt údajů“); identifikovatelná fyzická osoba je osoba, kterou je možné identifikovat přímo nebo nepřímo, zejména odkazem na identifikátor, jakým je například jméno, identifikační číslo, lokalizační údaje, online identifikátor, nebo odkazem na jeden či vícero prvků, které jsou specifické pro fyzickou, fyziologickou, genetickou, mentální, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu této fyzické osoby;

Subjekt údajů je osoba, které se osobní údaj týká.

Správce je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určí účely a prostředky zpracování osobních údajů; v případě, že se účely a prostředky tohoto zpracování stanoví v právu Unie nebo v právu členského státu, je možné Správce nebo konkrétní kritéria pro jeho určení určit v právu Unie nebo v právu členského státu.

Zprostředkovatel je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje jménem Správce;

Klient je fyzickou nebo právnickou osobou, která využívá nebo plánuje využívat služby poskytované na Internetové stránce; klientem je i fyzická osoba, která se uchází o zaměstnání.

Obchodní partner je fyzická nebo právnická osoba, která využívá služby poskytované na Internetové stránce za účelem nalezení vhodného zaměstnance. Obchodní partner je registrovaným klientem naší společnosti.

Zájemce o práci je výhradně fyzická osoba, která využívá služby poskytované na Internetové stránce, a to především za účelem nalezení vhodné pracovní příležitosti u Obchodního partnera.

Životopis je shrnutí osobních údajů o Zájemci o práci.

Databáze životopisů je databází obsahující Životopisy vytvořené a/nebo zveřejněné Zájemci o práci.

Služby představují produkty, které Profesia CZ, spol. s r. o. poskytuje Obchodním partnerům a Zájemcům o práci prostřednictvím Internetové stránky. Mezi Služby poskytované Zájemcům o práci z hlediska zpracování osobních údajů patří: možnost prostřednictvím Webové stránky odpovídat, resp. reagovat na zveřejněnou nabídku práce nebo krátkodobou brigádu, vytvořit/uložit si a zpřístupnit/poskytnout Životopis v Databázi životopisů, posílat vyhovující pracovní nabídky e-mailem, doporučit nabídku známému, komunikovat ve fóru práce, žádat o referenci prostřednictvím Internetové stránky. Mezi Služby poskytované Obchodním partnerům z hlediska zpracování osobních údajů patří: zveřejnit pracovní nabídku, získat přístup do databáze životopisů.

Zpracováním osobních údajů se rozumí provádění operací nebo souboru operací s osobními údaji, zejména jejich získávání, shromažďování, šíření, zaznamenávání, uspořádávání, úprava nebo pozměňování, vyhledávání, prohlížení, přeskupování, kombinování, přesunování, využívání, uchovávání, blokování, likvidace, poskytování, zpřístupňování/poskytnutí či zveřejňování.

Poskytováním osobních údajů se rozumí odevzdávání osobních údajů třetí straně, která je dále zpracuje.

Zpřístupňováním osobních údajů se rozumí sdělení osobních údajů nebo umožnění přístupu k nim příjemci, který je dále nezpracovává.

Souhlasem Subjektu údajů se rozumí svobodně udělený výslovný a srozumitelný projev vůle, kterým Subjekt údajů na základě poskytnutých informací vyjadřuje souhlas se zpracováním svých osobních údajů. Souhlas se prokazuje zejména zvukovým nebo obrazovým záznamem nebo zvukovo-obrazovým záznamem nebo čestným prohlášením toho, kdo poskytl osobní údaje do informačního systému, případně jiným věrohodným způsobem. Písemný Souhlas se prokazuje dokladem, který potvrzuje poskytnutí Souhlasu. Důkaz o Souhlasu obsahuje zejména údaj o tom, kdo Souhlas poskytl, komu se tento Souhlas uděluje, k jakému účelu, seznam nebo rozsah osobních údajů a dobu platnosti Souhlasu.

Anonymizací osobního údaje se rozumí úkon, kterým se údaj upraví do takové podoby, ve které ho nelze přiřadit Subjektu údajů, ke kterému se vztahuje.

Nahoru

3. Zásady zpracování a bezpečnost Osobních údajů



Osobní údaje
musí být:

Správce je zodpovědný za soulad s výše uvedenými zásadami a musí být schopen tento soulad prokázat („zodpovědnost“).



Zpracování osobních údajů
je zákonné pouze tehdy a pouze v tom rozsahu, pokud je splněna alespoň jedna z těchto podmínek:



Správce
je dále povinen zejména:

Nahoru

4.Zpracování osobních údajů při poskytování služeb na Internetové stránce


Osobní údaje v Životopisech a Databáze životopisů

Mezi Služby poskytované Zájemcům o práci patří možnost prostřednictvím online formuláře vyplněného na Internetové stránce nebo prostřednictvím vytištěného formuláře doručeného na adresu společnosti Profesia CZ, spol. s r. o. vytvořit si Životopis a zpřístupnit/poskytnout ho v Databázi životopisů Obchodním partnerům společnosti Profesia CZ, spol. s r. o.

Životopisy uložené v Databázi životopisů obsahují údaje, které se podle Nařízení a Zákona považují za Osobní údaje. Proto lze tyto Osobní údaje zpracovat pouze se souhlasem Subjektu údajů. Subjekt údajů před uložením Životopisu prohlašuje, že veškeré jí uvedené Osobní údaje jsou pravdivé, a následně uděluje svůj souhlas společnosti Profesia CZ, spol. s r. o. se zpracováním svých Osobních údajů.

Účelem zpracování Osobních údajů je poskytnutí pomoci Subjektu údajů jako Zájemci o práci při hledání vhodné pracovní příležitosti. Profesia CZ, spol. s r. o. na základě souhlasu Subjektu údajů a za účelem uvedeným v předchozí větě je oprávněna Osobní údaje uvedené v Životopisu Subjektu údajů zpřístupnit/poskytnout svým Obchodním partnerům.

Osobní údaje uvedené v Životopisu Subjektu údajů se zpřístupňují/poskytují Obchodním partnerům v rámci počítačové sítě internet prostřednictvím Internetové stránky, a to v trvání 3 měsíců ode dne udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů. Po skončení výše uvedené doby budou Osobní údaje uvedené v Životopisu nepřístupné a uchované v Databázi Životopisů pro případ jejich opětovného zpřístupnění/poskytnutí Subjektem údajů.

Po uplynutí 3letého období ode dne posledního přihlášení Zájemce o práci do jeho registrace vytvořené na Internetové stránce www.profesia.cz budou údaje v Databázi životopisů definitivně anonymizovány a dále využívány výhradně ke statistickým účelům. Zpřístupnění/Poskytnutí životopisu lze na základě rozhodnutí Subjektu údajů kdykoli ukončit a obnovit. Na základě písemné žádosti Subjektu údajů je Profesia CZ spol. s r.o. povinna Osobní údaje definitivně vymazat.

Životopisy uložené v Databázi životopisů zahrnují: minimálně jeden kontaktní údaj (e-mail či telefon), nejvyšší dosažené vzdělání, určení pracovní oblasti a pracovní pozice, o kterou má zájem, určení lokality, ve které hledá práci, požadovaný druh pracovního poměru, určení pohlaví (výhradně pro účely statistického zpracování). Uvedení dalších údajů v Životopisu je na výhradním rozhodnutí Subjektu údajů; společnost Profesia CZ , spol. s r. o. uvedení dalších údajů nepožaduje. Profesia CZ, spol. s r. o. v žádném případě nepožaduje od Zájemce o práci uvedení údajů spadajících do zvláštní kategorie osobních údajů vymezené v ustanovení Nařízení nebo Zákona.

Osobní údaje v reakci na nabídku práce a krátkodobou brigádu

Mezi Služby poskytované Zájemcům o práci patří také možnost odpovídat, resp. reagovat na nabídku práce nebo krátkodobou brigádu zveřejněnou na Internetové stránce. Nabídky práce a krátkodobé brigády zveřejňují Obchodní partneři. Zájemce o práci je oprávněn reagovat na Nabídku práce / Krátkodobou brigádu zveřejněnou na Internetové stránce. Profesia CZ, spol. s r. o. archivuje odpovědi odeslané Zájemci o práci na nabídky práce zveřejněné na Internetové stránce.

Odpovědi na nabídky práce zveřejněné na Internetové stránce archivované společností Profesia CZ, spol. s r. o. obsahují údaje, které se podle Nařízení a Zákona považují za Osobní údaje. Proto lze tyto Osobní údaje zpracovat pouze se souhlasem Subjektu údajů. Subjekt údajů před odesláním své odpovědi, resp. reakce na nabídku práce nebo krátkodobou brigádu prohlašuje, že veškeré jí uvedené údaje jsou pravdivé, a následně uděluje svůj souhlas se zpracováním svých Osobních údajů společnosti Profesia CZ, spol. s r. o. a jejímu Obchodnímu partnerovi, který předmětnou nabídku práce zveřejnil.

Účelem zpracování Osobních údajů je poskytnutí pomoci Subjektu údajů jako Zájemci o práci při hledání vhodné pracovní příležitosti. Profesia CZ, spol. s r. o. archivuje odpovědi odeslané Zájemci o práci na nabídky práce zveřejněné na Internetové stránce. Souhlas se uděluje na dobu určitou 3 let. Po období 3 let budou Osobní údaje anonymizovány a dále využívány výhradně ke statistickým účelům. V rámci uvedeného období má Zájemce o práci možnost prostřednictvím své registrace vytvořené na Internetové stránce pracovat (sledovat, opět využívat, znovu poslat atd.) s odpověďmi, resp. reakcemi, které zaslal Obchodním partnerům.

Tříleté období se považuje za časový úsek, během kterého se neočekávají výrazné změny týkající se kvalifikačních předpokladů Zájemců o práci a kvalifikačních požadavků na konkrétní pracovní pozici. Tříleté období bylo stanoveno na základě poznatků a zkušeností z oboru personalistiky.

Odpovědi na nabídky práce, resp. krátkodobé brigády zveřejněné na Internetové stránce zahrnují: minimálně jeden kontaktní údaj (e-mail nebo telefon), nejvyšší dosažené vzdělání, určení pohlaví (výhradně pro účely statistického zpracování). Uvedení dalších údajů v odpovědi, resp. reakci na nabídku práce nebo krátkodobou brigádu je na výhradním rozhodnutí Subjektu údajů; společnost Profesia CZ, spol. s r. o. uvedení dalších údajů nepožaduje. Společnost Profesia CZ, spol. s r. o. v žádném případě nepožaduje od Zájemce o práci uvedení údajů spadajících do zvláštní kategorie osobních údajů vymezené v ustanovení čl. 9 Nařízení nebo Zákona.

Subjekt údajů prostřednictvím Internetové stránky pošle Klientovi svůj životopis spolu s přílohami a prostřednictvím Internetové stránky dává Klientovi souhlas se zpracováním osobních údajů za účelem zařazení do výběrového řízení pro daného Klienta. Výběrové řízení představuje nejen proces výběru zaměstnance pro zveřejněnou pracovní pozici, ale i možnost Klienta v průběhu tříletého období od udělení souhlasu zpracovat osobní údaje uchazeče a případně ho oslovit pro výběrové řízení pro jinou vhodnou pracovní pozici.

Při poskytování služeb společnost Profesia CZ, spol. s r.o. i Obchodní partner mají postavení Správce, jednají vůči Subjektu údajů samostatně a vlastním jménem. Tím není dotčeno právo Zájemce o práci jako Subjektu údajů uplatnit svá práva podle Nařízení nebo Zákona u každého Správce a vůči každému Správci.

Účelem zpracování osobních údajů pro Obchodních partnerů je "Najít vhodného zaměstnance". Obchodní partner osobní údaje získané prostřednictvím Internetové stránky není oprávněn využívat pro jiný účel.

Profesia CZ spol. s r.o. prostřednictvím Internetové stránky poskytne informace podle čl. 13 Nařízení a Zákona Subjektům údajů. Přičemž právním základem zpracování osobních údajů pro Profesia CZ, spol. s r.o. je souhlas Subjektu údajů.

Obchodní partner po získání osobních údajů je povinni podle čl. 14 Nařízení a Zákona plnit svou oznamovací povinnost vůči Subjektu údajů. Informace týkající se smluvního vztahu mezi Profesia CZ spol. s r.o. a Obchodním partnerem jsou zveřejněny na Internetové stránce a jsou veřejně dostupné Subjektům údajů. Smlouva o poskytování služeb se uzavírá na dobu určitou, ne déle než jeden rok. (https://www.profesia.cz/cz/vseobecne-obchodni-podminky)

Posílat vyhovující pracovní nabídky e-mailem

Mezi Služby poskytované Zájemcům o práci patří i možnost prostřednictvím Internetové stránky vytvořit „agenta“ pro posílání pracovních nabídek. Prostřednictvím této Služby má Zájemce o práci možnost určit si vyhledávací kritéria pro pracovní nabídky zveřejněné Obchodními partnery na Internetové stránce. Tyto pracovní nabídky jsou následně zasílány na e-mailovou adresu uvedenou Zájemcem o práci.

Vzhledem ke skutečnosti, že podle Nařízení a Zákona může být e-mailová adresa osobním údajem, je nezbytné, aby Subjekt údajů před aktivací „agenta“ poskytla souhlas se zpracováním osobních údajů; zpracování osobních údajů v rozsahu e-mailové adresy je pro poskytování této služby technicky nevyhnutelné. Souhlas se uděluje na dobu určitou v délce 3 let.

Služba Posílat vyhovující pracovní nabídky e-mailem se aktivuje prostřednictvím registrace vytvořené na Internetové stránce.

Doporučit nabídku známému

Mezi Služby poskytované Zájemcům o práci patří i možnost prostřednictvím Internetové stránky doporučit pracovní nabídku jiné osobě. Tyto pracovní nabídky jsou následně zasílány jiné osobě spolu s vlastním odkazem a uvedením e-mailové adresy Zájemce o práci.

Vzhledem ke skutečnosti, že podle Nařízení a Zákona může být e-mailová adresa osobním údajem, je nezbytné, aby Subjekt údajů před odesláním svého e-mailu poskytla souhlas se zpracováním osobních údajů.

Služba Doporučit nabídku známému se aktivuje prostřednictvím registrace vytvořené na Internetové stránce. E-mailová adresa slouží k aktivaci a správě registrace vytvořené na Internetové stránce; zpracování osobních údajů v rozsahu e-mailové adresy je pro vytvoření registrace na Internetové stránce technicky nevyhnutelné. Souhlas se uděluje na dobu určitou v délce 3 let.

Komunikovat ve fóru práce

Mezi Služby poskytované Zájemcům o práci patří i možnost prostřednictvím Internetové stránky Komunikovat ve fóru práce s jinými Zájemci o práci. Tato služba je dostupná jen prostřednictvím registrace vytvořené na Internetové stránce. Registrace na Internetové stránce se vytváří prostřednictvím e-mailové adresy.

Vzhledem ke skutečnosti, že podle Nařízení a Zákona může být e-mailová adresa osobním údajem, je nezbytné, aby Subjekt údajů před vytvořením své registrace poskytla souhlas se zpracováním osobních údajů. E-mailová adresa slouží k aktivaci a správě registrace vytvořené na Internetové stránce; zpracování osobních údajů v rozsahu e-mailové adresy je pro vytvoření registrace na Internetové stránce technicky nevyhnutelné. Souhlas se uděluje na dobu určitou v délce 3 let.

Žádat o referenci prostřednictvím Internetové stránky

Mezi Služby poskytované Zájemcem o práci patří i možnost prostřednictvím Internetové stránky Žádat o referenci. Tato služba je dostupná jen prostřednictvím registrace vytvořené na Internetové stránce. Registrace na Internetové stránce se vytváří prostřednictvím e-mailové adresy.

Vzhledem ke skutečnosti, že podle Nařízení a Zákona může být e-mailová adresa osobním údajem, je nezbytné, aby Subjekt údajů před vytvořením své registrace poskytla souhlas se zpracováním osobních údajů. E-mailová adresa slouží k aktivaci a správě registrace vytvořené na Internetové stránce; zpracování osobních údajů v rozsahu e-mailové adresy je pro vytvoření registrace na Internetové stránce technicky nevyhnutelné. Souhlas se uděluje na dobu určitou v délce 3 let.

Cookies

Cookies jsou malé soubory, které se stahují do zařízení (počítače, tabletu, mobilního telefonu atd.) po dobu používání Internetové stránky. Správce pomocí cookies zkoumá účinnost webové stránky. Cookies běžně neobsahují žádné informace sloužící k identifikaci jednotlivých osob, ale používají se k identifikaci prohlížeče na konkrétním zařízení. Cookies mohou být dočasné nebo trvalé, které zůstávají v zařízení uživatele i po zavření prohlížeče po dobu uvedenou v cookie. Tyto trvalé cookies se mohou kontrolovat při každé návštěvě Internetové stránky. Mezi informace, které shromažďujeme prostřednictvím webové stránky, patří: typ prohlížeče, internetová adresa, ze které proběhlo připojení na Internetovou stránku, operační systém zařízení, IP adresa zařízení. Pro zobrazování relevantnějších reklam se některé cookies stanovují reklamním systémem třetích stran, jako je Google Adsense. Toto lze v účtu Google vypnout. Počítač je možné nastavit tak, aby cookies odmítal, i když v takovém případě je možné, že některé funkce stránky nebudou k dispozici.

Osobní údaje zaměstnanců Klientů

Při používání Služeb mají Klienti možnost uvést a zveřejnit kontaktní údaje svých zaměstnanců v rozsahu: jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo, pracovní zařazení. Ve smyslu Nařízení a Zákona se jedná o údaje, které je Správce, který je zaměstnavatelem Subjektu údajů, oprávněn poskytnout nebo zveřejnit, pokud je to zapotřebí v souvislosti s plněním pracovních povinností, služebních povinností nebo funkčních povinností Subjektu údajů. Poskytování osobních údajů nebo zveřejnění osobních údajů nesmí narušit vážnost, důstojnost a bezpečnost Subjektu údajů. Tyto údaje budou zpracovány nejdéle 10 let od doručení poslední objednávky Klienta, po tomto období budou údaje definitivně smazány.

Nahoru

5. Práva Subjektu údajů

 

Správce přijme vhodná opatření s cílem poskytnout Subjektu údajů všechny informace uvedené v článcích 13 a 14 Nařízení a všechna oznámení podle článků 15 až 22 a článku 34 Nařízení, které se týkají zpracování, a to ve stručné, transparentní, srozumitelné a snadno dostupné formě, formulované jasně a jednoduše, a to zejména v případě informací určených speciálně dítěti. Informace se poskytují písemně nebo jinými prostředky, a to i například elektronickými prostředky, pokud to bude nutné. Pokud o to požádal Subjekt údajů, informace se mohou poskytnout ústně za předpokladu, že se prokáže totožnost Subjektu údajů jiným způsobem.

Subjekt údajů má právo získat od Správce potvrzení o tom, zda se zpracovávají osobní údaje, které se jí týkají, a pokud tomu tak je, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a na následující informace:

Subjekt údajů má právo na to, aby Správce bez zbytečného odkladu opravil nesprávné osobní údaje, které se jí týkají. S ohledem na účely zpracování má Subjekt údajů právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i prostřednictvím poskytnutí doplňkového prohlášení.

Subjektu údajů je oprávněn požádat společnost Profesia CZ, spol. s r.o. o vymazání svých osobních údajů. Všechny souhlasy se zpracováním osobních údajů poskytnuté společnosti Profesia CZ, spol. s r.o. jsou odvolatelné. Svou žádost zašlete na e-mailovou adresu: [email protected]

Dozorujícím orgánem je Úřad na ochranu osobních údajů ČR. Subjekt údajů je oprávněn podat na dozorující orgán stížnost. V případě otázek, prosím, kontaktujte osobu zodpovědnou za zpracování osobních údajů: Ing. Jana Kaplická, Profesia CZ, spol. s.r.o., e-mail: [email protected]





V Praze, dne   24.05.2018                      Mgr. Ivana Molnárová, jednatelka společnosti Profesia CZ, spol. s r.o.